ভাউচার কী এবং কেন দরকার?

গোছানো যেকোনো অফিসে গেলে ভাউচার ফাইল দেখবেন — প্রতিটি কাগজে নম্বর, অঙ্কে আর কথায় টাকার পরিমাণ, আর দুই-তিনজনের সই। ভাউচার হলো ব্যবসার সবচেয়ে সহজ কিন্তু কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাগুলোর একটি।

#ভাউচার কী?

ভাউচার হলো একটি লেনদেনের অনুমোদন ও প্রমাণ। কে টাকা দিলো বা পেলো, কত টাকা, কী কারণে আর কে অনুমোদন দিলো — সব লেখা থাকে। সাপ্লায়ারের বিল হলো প্রমাণ; ভাউচার হলো আপনার নিজের রেকর্ড যে বিলটা যাচাই করে টাকা দেওয়া হয়েছে।

#তিন ধরনের ভাউচার

• জমা ভাউচার (RV): টাকা এলে — কাস্টমারের পেমেন্ট, চাঁদা, লোন, মালিকের বিনিয়োগ।
• খরচ বা পেমেন্ট ভাউচার (PV): টাকা গেলে — সাপ্লায়ার, বেতন, ভাড়া, বিল।
• ট্রান্সফার ভাউচার (TV): নিজের এক অ্যাকাউন্ট থেকে আরেকটিতে — যেমন ক্যাশ থেকে ব্যাংকে জমা। এটা আয় বা খরচ নয়।

#ভালো ভাউচারে যা থাকে

#কেন ক্রমিক নম্বর এত জরুরি

RV-101 থেকে RV-110 আছে কিন্তু RV-106 নেই — তাহলে কাউকে ব্যাখ্যা দিতে হবে। এটাই জালিয়াতি ঠেকানোর সহজ উপায়। Averiq নিজে থেকেই RV, PV, TV নম্বর দেয় এবং কোনো নম্বর আর কখনো ব্যবহার হয় না। মুছে ফেলা এন্ট্রি ট্র্যাশে থাকে আর অ্যাক্টিভিটি লগে লেখা থাকে কে মুছেছে।

#কথায় টাকার অঙ্ক

৳ ১২,৫০০ এর পাশে "বারো হাজার পাঁচশত টাকা মাত্র" লিখলে কেউ অঙ্ক বদলাতে পারে না। ব্যাংক ও অডিটররা এটাই আশা করেন। Averiq প্রতিটি ভাউচার PDF-এ কথায় অঙ্ক নিজে থেকেই প্রিন্ট করে।

#কে সই করবেন

• প্রস্তুতকারী — যিনি এন্ট্রি দিলেন।
• যাচাইকারী — যিনি বিল ও অঙ্ক মিলিয়ে দেখলেন।
• অনুমোদনকারী — মালিক বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি।

সমিতি বা কমিটিতে কোষাধ্যক্ষ আর সভাপতির সই স্বচ্ছতা বাড়ায়। দেখুন: সমিতির হিসাব।

#সচরাচর জিজ্ঞাসা

#চা-নাস্তার মতো ছোট খরচেও কি ভাউচার লাগবে?

দিন বা সপ্তাহের ছোট খরচগুলো তালিকা করে একটি পেটি ক্যাশ ভাউচারে লিখুন।

#ডিজিটাল ভাউচার কি চলবে?

হ্যাঁ। নম্বর, অডিট ট্রেইল আর প্রিন্টযোগ্য PDF থাকলে ডিজিটাল ভাউচার একই কাজ করে, হারানোর ভয়ও কম।